شامل موقع يشمل جميع المعلومات الموثوق منها والمفيدة
مقالات مشابهة
أفضل أماكن تنظيم اجتماعات في اسطنبول وأهم المهارات والقواعد اللازمة
حتى يتسنى لرجال الأعمال تطوير عملهم ونجاحه عليهم بالتواصل المستمر مع العاملين بالمجموعة, وخير طرق التواصل تأتي من خلال الاجتماعات, لذا في هذا المقال نقدم لك أفضل الأماكن والخطوات التي عليك إتباعها من أجل تنظيم اجتماعات في اسطنبول .
حيث يتواجد الكثير من الفنادق التي تحتوي على أفضل قاعات الاجتماعات, وايضا لديها الكوادر المميزة التي تستطيع إخراج الاجتماع بشكل مميز وناجح, ولكن في هذا المقال سوف نتعرف أولا على كل تفاصيل الأجتماعات وما يلزم لإخراج الاجتماع بشكل ناجح ومميز فتابع معنا.
متخصصون في تنظيم الحفلات في اسطنبول وجميع المناسبات باحترافية عالية وبأنسب الأسعار ..
إضغط هنا وتواصل معانا على الواتساب
أو
مهارات تنظيم وادارة الاجتماعات
لا تكتفي عند عمل اجتماع أن يكون من باب العادة أو مظهر من مظاهر الإدارة، ولكن اسأل نفسك هل هذا الاجتماع بالفعل هام؟ هل سيضيف أشياء جديدة وفعالة لتطوير وتنمية مسيرة العمل أم يعتبر لقاء ممل وروتيني ويمكن الاستغناء عنه؟ فبعض الاجتماعات المتكررة والتي لا فائدة منها عادة تكون سبباً رئيسياً في ضجر من حولك والاستخفاف بهذه الاجتماعات.
خطوات تنظيم الاجتماعات
ومن الأمور المستحبة حتى يكون الاجتماع ناجح أن يكون هدف الاجتماع واضح، ولابد من عقد هذا الاجتماع، ولا يوجد حل أخر لتوصيل موضوع الاجتماع إلا عن طريقه مثلاً (الهاتف – الإيميل).
كيفية ادارة اجتماعات
جهز نفسك جيداً للاجتماع
لا تترك شيئاً يمر من بين يديك بشكل غير مدروس في الاجتماع وذلك لضمان نجاح اجتماعك وقيادتك له بالأسلوب الأمثل، وذلك من خلال كتابة النقاط المهمة للاجتماع في أجندة وتغطية كل الأمور المراد انجازها، وأيضاً راجع كل أدواتك فمثلاً إن كان الاجتماع به أجهزة توضيحية مثل الأجهزة السمعية أو البصرية فعليك مراجعة التوصيلات جيداً، تأكد من وجود جميع الأقلام و الأوراق اللازمة أمام أفراد الاجتماع قبل عقد الاجتماع بفترة.
لا تدع شيئاً للصدفة
حاول إيجاد البدائل في حال حدوث أي ظرف طارق قد يهدد بانقطاع الاجتماع أو إلغاؤه فمثلاً وجود مولد كهربائي إضافي في حال انقطاع الكهرباء أو وجود جهاز توضيحي إضافي، ثم قم بنسخ أهم نقاط اجتماعك على وسيلة أخرى حفاظاً عليها من الضياع، وأرسل الموضوع العام للاجتماع إلى أعضاء الاجتماع قبل الاجتماع بفترة كافية، واهتم بترتيب أعضاء الاجتماع، ويمكنك ترتبيهم من حيث أهمية تفاعلهم في الإجتماع:
- فمثلاً يكون مساعدك في الشرح على جهتك اليسرى، والمسئول عن إعدادات الأجهزة التوضيحية على جهتك اليمنى.
- أن تجعل أعضاء كل قسم إن كانوا أكثر من شخص بجانب بعضهم حتى يتسنى لهم المشاورة فيما بينهم إذا لزم الأمر.
كيف افتتح الاجتماع
ابدأ اجتماعك في موعده
لا تأخر اجتماعك حتى وإذا لم يحضر اجتماعك إلا شخص واحد، ولا تنتظر أحدا وهذه خطوة عملية منك لتثبت قيادتك والتحكم في الاجتماع، ولن تجعل اجتماعك رهن ظروف باقي الأعضاء ورغباتهم.
تفاعل مع أعضاء الاجتماع
لا ينجح الاجتماع بسرد سبب الاجتماع وأهدافه فقط وكأنهم في حصة مطالعة أو قراءة، ولكن الغاية من الاجتماع هو المشاركة والتفاعل بين أعضاء المؤسسة الواحدة وذلك لتحقيق أفضل نتائج، ولكي يتحقيق ذلك يمكنك توجيه بعض الأسئلة على الأعضاء الموجودين حول أهم شيء قلته، أو ما هو هدف الاجتماع في محاولة للحصول على انتباههم وتفاعلهم.
يمكنك الاستفسار عن آرائهم في المقترحات المقدمة وتشجيع إبداء الرأى دون التحيز لرأيك أو مقترحك إلا أن يكون تحيزاً موضوعياً، وإشعال جو الحماس بأن يقدم كل عضو حل مختلف عما أقترح في الاجتماع للوصول إلى غاية الاجتماع، والتعقيب عليه بكلمة”أحسنت” أو فكرة ممتازة أو تفكير سليم.
وفي نهاية الاجتماع يمكنك أن تطلب منهم أن يكتب كل شخص رأيه في المقترحات التي طرحها جميع الأعضاء والمقترحات الرئيسية وتغطية أهم نقاط الاجتماع من وجهة نظره.
التصرف المناسب إذا حدث اختلاف في وجهات النظر
من الطبيعي عند النقاش والمشاورة والسماع لآراء الآخرين أن تختلف الآراء مع بعضها أو قد يختلف رأي أعضاء الاجتماع عن رأيك أنت، وقد يحدث أن يكون هذا الاختلاف سبباً في رفع الأصوات محاولة من كل شخص إثبات صحة رأيه وتلك من معوقات الاجتماعات وأنه هو الأفضل، لذا ففي هذا الموقف يجب عليك أن تطلب من الجميع التزام الهدوء، وأن يكون صوتك حازماً ليس فيه لهجة الأمر.
عليك أن تنتظر لحظات قبل استكمال الحديث، كما يمكنك التذكير بالنقطة الرئيسية للخلاف وعرض جميع الآراء، وأخذ الموافقة على الآراء من قبل الأعضاء عن طريق الاختيار بموافق أو غير موافق.
وإذا كانت وجهة نظر أحد غير واضحة يجب أن تعطي له مجال التوضيح دون مقاطعة، ثم الخروج من الموقف بالمواقفة على وجة نظر واحدة وذلك بإجماع الكل عليها.
اهتم بلغة الجسد
فعندما تقود اجتماعاً يجب أن تستحوذ على اهتمام كل من بالغرفة، فاهتم بنبرة صوتك ولا تجعل نبرة صوتك واحدة رتيبة بل غير نبرات صوتك من الارتفاع إلى الانخفاض وتحكم فيها بما يناسب الكلام. وأيضاً انظر لمن حولك واجعل بينكم صلة تواصل بالنظر إلى عين المتلقي حتى يشعر باهتمامك به، ووزع نظراتك على كل من في الغرفة ولا يقتصر نظرك على أقرب الناس لك في المقاعد بل انظر للجميع.
لاحظ من حولك جيداً، فإذا ظهر على أحدهم الملل أو عدم التركيز فيمكنك مبادرته بالسؤال حتى يستعيد انسجامه وتركيزه في الاجتماع، ويفضل ألا تستخدم يديك بصورة مبالغة في الشرح حتى لا تشتت من حولك بالنظر إلى حركات يديك السريعة جداً أو البطيئة جداً أو الكثيرة الغير مبررة، بل حاول أن توظف حركاتك في توصيل فكرتك دون المبالغة في الاستخدام وحاول أن تجعل يديك بجانبك أغلب الوقت.
تحكم في إدارة الاجتماع
لا تعطي الفرصة لأحد حتى يقود اجتماعك بل كن أنت القائد، وأعطي لكل شخص فرصته في الكلام، ولا تجعل أي شخص يأخذ فرصة الآخر في الحديث أو عرض وجهة نظره، وتعلم متى توقف الكلام في الأمور الفرعية وتجعل التركيز في سياق الاجتماع وعدم البعد عنه.
دور السكرتير في تنظيم الاجتماعات
هناك عدة أدوار هامة على السكرتير إدارتها بحرفية, ونعرض لكم فيما يلي كل ما يقع على عاتق السكرتير في الاجتماعات:
- دور السكرتير قبل الاجتماع
- دور السكرتير أثناء الاجتماع
- 3 – دور السكرتير بعد الاجتماع
دور السكرتير قبل الاجتماع :
- تحديد موعد الاجتماع ومكانه وإعداد جدول أعمال الإجتماع طبقا لتعليمات الرئيس.
- اعداد لائحة تنظيم الاجتماع والدعوة للاجتماع وارسالها للأعضاء قبل موعد الاجتماع بوقت كاف
- التأكد من صلاحية قاعة الاجتماع والتأكد من أن عدد المقاعد كافيه وأنها مرتبة حسب مركز كل عضو عن طريق وضع لوحة تحمل اسمه في المكان المخصص له.
دور السكرتير اثناء الاجتماع :
- تسجيل أسماء الحاضرين للاجتماع وأسماء الغائبين والمعتذرين
- تلاوة محضر الاجتماع السابق واخذ الموافقة عليه أو تسجيل أي اعتراض على بعض النقاط.
- تسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التي يتوصل المجتمعون باختصار ومن غير اخلال بالمعنى ومن الممكن أن يفيد الاختزال أو استعمال الآت التسجيل في هذه الحالة.
- أن يكون متيقظا لكل ما يدور في الجلسة وأن يكون الساعد الايمن لرئيسة لتذكيره ببعض المعلومات التي ربما يتحاج إليها الرئيس
دور السكرتير بعد الاجتماع :
- أن يعيد قاعة الاجتماع الى وضعها الطبيعي بعد إنتهاء الجلسة
- التأكد من أن كافة الاوراق والمخلفات التي قد يتركها الاعضاء قد أعيدت لأصحابها
- كتابة محضر الاجتماع فورا بعد الاجتماع حيث تكون جميع الوثائق وتفاصيل الجلسة لازالت مائلة في ذهن السكرتير
- اعتماد توقيع محضر الجلسة بعدد كتابته من الرئيس ثم طباعته وارساله للأعضاء للدراسة فهناك احتمال كان لاحدهم اعتراض فيمكن ادخاله على المحضر واخطار رئيس الجلسة قبل الجلسة القادمة .
- يقوم بنسخ القرارات الخاصة بكل ادارة أو هيئة ويرسلها إليها للتنفيذ مع الاحتفاظ بصورة من كل نسخة في ملفاته .
- ادوات الاجتماعات
حتى يخرج الأجتماع للنور ويقدر له النجاح على المنظمين أن يلتزموا ببعض الأمور الهامة وعليهم توفير الأدوات اللأزمة التي يحتاجها تلك الأجتماع حتى يضمن خروج أجتماع ناجح, وفيما يلي بعض التفاصيل الهامة عن نجاح الاجتماع:
اتيكيت الاجتماعات الرسمية
في ظل تقدم التجارة والصناعة، حرص رجال الأعمال أن يلتزموا بقواعد وآداب يجب عليهم الالتزام بها لضمان التعامل بأعلى مستوى من الاحترافية مع شركاء العمل، حيث تمنح المؤتمرات والفعاليات رجال الأعمال فرصة إظهار مدى مهنيتهم ومعرفتهم ومهارات العمل الخاصة بهم.
وفيما يلي بعض النقاط والأداب العامة التي لابد أن لا يغفل عنها رجال الأعمال أو القائمين على الحفلة:
أولاً : ارتدي الزي المناسب لكل فعالية
وهذا يعني أنه عليك عدم ارتداء حذاء رياضي مع بنطال جينز إذا كنت ستقوم بحضور وإدارة اجتماع مع مجموعة من رجال الأعمال.
ولا تقوم بارتداء ملابس رسمية في حال قيامك بزيارة لمزرعة كجزء من رحلة مع مجموعة من الصحفيين، أي يجب عليك أن تكون أنيق في كافة الأوقات وذلك لأن الانطباعات الأولى تكون حاسمة.
ثانياً : اذكر دوماً اسمك بالكامل
في مجال الأعمال لا بد من الالتزام بهذا الأمر، ولا بد من الانتباه أيضاً للطريقة التي يريد أن يقدم بها الآخرون أنفسهم.
وإذا كان الاسم طويلاً أو صعباً، فإن هناك إمكانية بالتالي لتغييره أو اختصاره للتعامل بسهولة وراحة.
ثالثاً : عليك بالوقوف دائماً عند التعرف لشخص
فإن وقوفك يساعد على تعزيز وجودك ومكانتك، واعلم أنك تسهل المهمة على الآخرين لتجاهلك إذا لم تبادر بالوقوف.
رابعاً : لا تضع قدماً على قدم فهو أمر لا ينبغي القيام به سواء من الرجل أو من المرأة.
خامساً : عليك بأرسل رسائل لشكر جميع المشاركين على حدا
إرسل رسالة شكر فردية إلى كل مشارك في الاجتماع، وذلك في غضون 24 ساعة من انتهاء الاجتماع.
سادساً : ضع هاتفك في جيبك
عليك الامتناع عن إخراج الهاتف من الجيب أثناء الاجتماعات، لأنه يمكن أن تأتي فرصة إجراء مكالمة أو كتابة رسالة ولكن مهما حاولت أن تكون متجملا، سوف يبدو ذلك غير مهذب.
دورة ادارة الاجتماعات
دورة إدارة الاجتماعات الدورية وسيلة يتبعها الكثير من الدوائر والمؤسسات الحكومية من أجل الاتفاق على موضوعات معينة، أو مناقشة قضايا محددة، أو حتى اعتماد قرارات إدارية.
كما أن الاجتماعات وسيلة تسهم أيضاً في توطيد العلاقات الاجتماعية والأخوية بين الموظفين، فهي تعزز تبادل الخبرات بين الموظفين وتعطيهم الحرية الكفيلة بالتعبير عن آرائهم والإحساس بالمسؤولية والعمل بصورة جماعية.
تطوير الاجتماعات
عندما تقوم بتطوير جدول أعمال لاجتماع غير مجد بشكل منتظم، فإن الخطوات التالية ستساعدك.
تطوير جدول أعمال للاجتماع
أولاً: حدد ما إذا كان هناك حاجة إلى موظفين آخرين يقوموا بالمساعدة في تخطيط اجتماعك, ثم قرر ما الذي ترغب في تحقيقه من خلال عقد الاجتماع.
قم بوضع أهداف تقبل التنفيذ من أجل اجتماعك, حدد الأهداف التي تحددها إطارًا لخطة اجتماع فعالة .
تأكد من أن تخطيطك مناسب وفي حد المعقول خلال الإطار الزمني لاجتماعك وأنه ضمن المتاح وخارج المستحيلات.
قم ببناء جداول للأعمال.
تبدأ الهدف الرئيسي أو الهدف الذي تحاول تحقيقه من خلال عقد الاجتماع.
بمجرد تحديد هدفك، يجب عليك تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة موظفين إضافيين لتخطيط جدول أعمالك.
إذا كانت الإجابة بنعم ، ادعهم للانضمام إليك في إعداد جدول أعمال الاجتماع الخاص بك عادة عن طريق البريد الإلكتروني أو النص حتى لا تخلق الحاجة إلى اجتماع إضافي.
قرارات لجعل لكم تطوير جدول أعمال اجتماعك
بعد تحديد هدفك العام، تحتاج أنت أو فريقك إلى اتخاذ القرارات التالية, بالإضافة إلى غرض أو هدف الاجتماع، يظهر كل من هذه البنود في جدول أعمال الاجتماع.
- المشاركون المطلوبون للاجتماع الفعلي
- البنود التي تحتاج إلى مناقشة أو إجراء من شأنها أن تؤدي إلى تحقيق الهدف أو الغرض.
- مقدار الوقت الذي تتوقعه المجموعة سوف تحتاجه لمناقشة كل بند،
- تاريخ ووقت الاجتماع، موقع مناسب، سيحمل جميع المشاركين بشكل مريح، للاجتماع.
انواع الاجتماعات
يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في ما يلي:
– اجتماعات لتبادل معلومات: وتلك الاجتماعات الغرض منها هو تبادل معلومات بين العاملين بصورة جماعية، هو من الأمور التي توفر الوقت والجهد.
– اجتماعات لاتخاذ بعض القرارات: و تختلف عن الباقي بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ قرارات في القضايا موضوع البحث.
– اجتماعات للبحث وإقامة الدراسات: وهذه الاجتماعات الغاية منها البحث، ويمكن في هذه الاجتماعات يتم عمل أكثر من مجموعة، وكل مجموعة تتخصص في دراسة موضوع جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث.
– الاجتماعات الطارئة: والمراد بها الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة.
– اجتماعات شكلية للاحتفال: وتسمى اجتماع بروتوكولي، وهذا النوع يختلف عن سابقيه بأنه اجتماع غير منتج.
– الاجتماعات الدورية: وهي متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة، يغلب عليها الطابع الرسمي، تحكمها اللوائح والأنظمة، وإما تكون سنوية أو شهرية أو أسبوعية.
– اجتماعات علمية تعليمية: الهدف منها تغير اتجاهات الأفراد بتعلم المعرفة واكتساب بعض المهارات، وتتوقف فعاليتها على مدى تمكن قائد الاجتماع على إدارته باقتدار ومهارة.
– اجتماعات تعقد بهدف المناقشة: وتبادل الأفكار والآراء والمشاعر والمعلومات بخصوص موضوع معين، ولا يصدر عن مثل هذا النوع من الاجتماعات قرارات أو خطة عمل، ويكون الغالب فيها أيضًا موضوع محدد لأعضاء المجموعة، أو الحصول على معلومات قبل اتخاذ قرار معين.
– اجتماعات لوضع امتطلبات قصيرة الأجل: وذلك عند التخطيط لمواضيع مستقبلية للوحدة الإدارية، وبمشاركة الأعضاء للرئيس في وضع الهدف، ليصبح من اليسير تحقيقه.
– اجتماعات تعقد بهدف التفاوض: حيث يكون هناك طرفين أو اكثر في موقف تفاوض حول قضية ما، يتم عرض وتبادل الآراء وتقريب مواءمة وجهات النظر، واستخدام الأساليب التأثيرية بغرض الإقناع والحفظ على المصالح القائمة، أو الحصول على منفعة جديدة.
– اجتماعات تقويم الأداء: وتهدف إلى توفير المعلومات المرتدة للموظف فيما يتعلق بأدائه.
تصنيف الاجتماعات
وينقسم الاجتماعات إلى ثلاثة أنواع:
– اجتماعات دولية ومنظمات عالمية؛ مثل: اجتماع جامعة الدول العربية وهيئة الأمم المتحدة.
– على مستوى الدولة؛ مثل: اجتماع مجلس الوزراء.
– اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص؛ مثل: اجتماع مجالس الإدارات واللجان في الشركات.
تعريف الاجتماع
بعد استعراض لأهم الخطوات التي يجب إتباعها من المهم بمكان ذكر تعريف الاجتماع لمزيد من الإيضاح ولاستكمال الصورة.
حينما تذهب الى مقابلة شخصية فأنت فى اجتماع من أجل الحصول على وظيفة, لذلك الاجتماعات جزء هام من حياتنا ويتواجد باستمرار منها ما نحتاجه بالفعل، ومنها ما لسنا بحاجة له، منها ما يمكن تعويضه او الاستغناء عنه بتليفون أو بالبريد الالكترونى أو ما شابه ذلك من تطبيقات التكنولوجيا الحديثة في مجال الاتصالات، ولا تنحصر الاجتماعات على فئة معينة من الناس بل هي حدث يحدث باستمرار وعلى كافة المستويات، الدولية والاقليمية والمحلية وحتى على مستوى الشركات والادارات والأقسام وكما تحدثنا من قبل على مستوى المنزل أو حتى “الشلة” وفى البحث عن معنى أو تعريف للاجتماع يمكنه وصفه بالتالى
” لقاء بين مجموعة من الأفراد من أجل مناقشة موضوع معين ووضع افكار لاجتماعات العمل ، وذلك من أجل الوصول إلى نتائج محددة أو لتحقيق لأهداف معينة، هذا اللقاء قد يكون في مكان ما، قد يكون عبر الفيديو كونفرنس.
ما هو المؤتمر أو الاجتماع
يمكن تعريف المؤتمر على أنه حدث يتم تنظيمه من قبل جهة تهدف إلى جمع بعض الأفراد في مكان محدد ووقت محدد من أجل مناقشة بعض الأمور المتعلقة بموضوع يهم جميع الأفراد الذين تتم دعوتهم إلى ذلك الحدث، وغالبا ما تتخذ المؤتمرات صفة الرسمية وينتج عنها العديد من القرارات تجاه موضوع النقاش الذي يطرحه المؤتمر، ويدخل في تعريف المؤتمر استمرار الجلسات الحوارية بين الأفراد المدعويين إلى المؤتمر لمدة يوم واحدويمكن أن يمتد المؤتمر لعدة أيام.
ويدخل في تعريف المؤتمر وجود قاعات مخصصة يتم فيها عقد المؤتمرات، وقد تتخذ هذه القاعات العديد من الأشكال بحيث يتناسب شكل قاعة المؤتمرات مع الفعاليات التي يتم طرحها في أيام إقامة المؤتمر، وتكون هذه القاعات في مراكز خاصة يطلق عليها مراكز المؤتمرات، وتحوي على العديد من التجهيزات الصوتية والمرئية التي تناسب الفعاليات المقامة فيها، وفي بعض الحالات تكون المؤتمرات في غرف مغلقة من أجل ضمان السرية وأمان المعلومات التي تخص موضوع الاجتماع، كما قد يكون عقد مؤتمرات في بعض الساحات مفتوحة.
تنظيم مؤتمرات في اسطنبول
هناك قاعات عديدة في اسطنبول لاستقبال كافة الاجتماعات بها, ولكننا سوف نلقي الضوء على جزء صغير من قاعات الاجتماعات في اسطنبول:
صالة احتفالات القرن الذهبي بفندق موفينبيك
يمكن استخدام صالة الاحتفالات التي تبلغ مساحتها 380 متر مربع مع فواصل عازلة للصوت، وتشمل منطقة بهو إضافية.
مميزة لاجتماعات المستثمرين ورجال الأعمال
سقف عال (أكثر من 4 م)
مدخل للمركبات.
ربما تفيدك قراءة: كيف تقوم بتنظيم مؤتمرات في اسطنبول…إليك الإجابة
صالة احتفالات القرن الذهبي II
تتسع هذه القاعة التي تبلغ مساحتها 190 متر مربع، لاستضافة 110 مدعو لحضور اجتماع أو 160 مدعو, بطراز مسرحي و210 ضيف لاجتماع بطراز حفلات الكوكتيل.
- مثالية للتجهيزات المرنة والاجتماعات الجانبية.
- مجهزة بمنصة.
- خالية من الأعمدة.
تعتبر تركيا من أفضل الأماكن التي تنظم اجتماعات ناجحة, سواء اجتماعات دولية أو اجتماعات للشركات والأدارات المختلفة وما عليك سوا أن نختار من بين الكثير من القاعات المميزة إلى جانب تقديمهم اسعار مميزة لا تقبل المنافسة.
